2.6. Качество организации делопроизводства

Основой для принятия управленческих решений по всем аспектам деятельности вуза является наличие полной и качественной информации с определенным уровнем доступа для всех служб и подразделений. Формирование базы информационных ресурсов, хранение, анализ и сортировка, распространение и организация доступа возлагается на целый ряд служб университета, одной из которых является Управление делами.

Информационные ресурсы университета формируются на основе поступления информации от внешних и внутренних источников. Это – законы, указы, постановления органов федеральной и региональной власти, инструкции, рекомендации и положения, а также приказы и распоряжения ректора, указания, положения, планы и отчеты кафедр и подразделений, результаты анализа различных сфер деятельности вуза, данные статистической отчетности и др.

Доступ к информационным ресурсам обеспечивается в основном традиционным способом на бумажных носителях, а также в электронном виде по локальной сети и электронной почте, на головной сервер университета.

Порядок организации и ведения делопроизводства осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству (утверждена ректором КГТУ 7.09.2004), которая устанавливает единую систему делопроизводства в университете, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием и тиражированием служебных документов.

Сформированный таким образом порядок передачи информации образует документооборот университета, структурированный по функциональному и другим признакам.

Прием и первичная обработка документов проводится централизованно. Документы доставляются почтой, курьером, принимаются по факсу. На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов – немедленно. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Документы регистрируются один раз. Внутренние документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день отправки. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Форма регистрации для входящих документов – карточная, для внутренних и исходящих – журнальная.

Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документов, включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятия исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело. Для ведения контроля используются регистрационные карточки.

На факультетах и кафедрах имеется необходимая документация. Контроль за исполнением поручений возложен на руководителей соответствующих структурных подразделений.

В университете работает система внутреннего контроля исполнения поручений